Șef de cabinet / responsabil cu operațiunile de comerț electronic

Compania și provocarea

My Moissanite este un brand premium de bijuterii e-commerce în plină expansiune, cu o echipă menținută intenționat mică și resurse limitate. Lucrăm dintr-un birou superb din Recoletos, Madrid, cu două balcoane orientate spre Palacio de Cibeles.

Echipa noastră este mică: doar fondatorul și un dezvoltator cu normă întreagă. Cu toate acestea, depășim cu mult așteptările pentru dimensiunea noastră, bazându-ne puternic pe automatizări, inteligență artificială și combinații inteligente între cele două.

Realitatea este însă următoarea: ritmul de creștere începe să depășească structura noastră operațională. Prea multe dintre procesele care mențin afacerea în funcțiune zi de zi sunt încă cunoscute doar de fondator, fără să fie documentate, iar prea multe sarcini sunt încă coordonate prin conversații de chat, memorie și mementouri informale. Avem nevoie de un șef de cabinet / coordonator al operațiunilor de e-commerce cu multă inițiativă, care se simte în elementul său într-un mediu alert și ușor dezorganizat și care poate construi sisteme extrem de fiabile fără să încetinească ritmul de lucru.

Acesta nu este un rol pur operațional, de asistență pentru clienți sau administrativ. Da, vei coordona fluxul operațional zilnic. Însă, odată ce acesta este sub control, o parte importantă a rolului tău va fi să te asiguri că activitățile din întreaga companie sunt clar monitorizate, prioritizate, duse la bun sfârșit și perfecționate continuu.

Ce vei face mai exact

Acesta nu este un rol pentru cineva care dorește să rămână într-un cadru restrâns de sarcini. Responsabilitatea ta principală va fi construirea sistemelor, a structurii și a disciplinei de execuție care permit companiei să se extindă. Deși la început te vei ocupa direct de anumite sarcini operaționale, obiectivul este să preiei responsabilitatea pentru sistemul de organizare și funcționare al afacerii și, pe măsură ce creștem, să delegi execuția de rutină către un asistent operațional junior.

• Management de proiect: Creează un sistem unic și comun pentru toate activitățile operaționale și interfuncționale active. Proiectele, sarcinile, erorile, acțiunile de urmărire și prioritățile nu ar trebui să mai fie dispersate în conversații de chat sau notițe izolate, ci reunite într-o sursă unică de referință pe care întreaga echipă o poate accesa, actualiza și pe care se poate baza.

• Ritm săptămânal și vizibilitate: Coordonează planificarea, analiza și raportarea săptămânală, astfel încât responsabilii, termenele-limită, blocajele, sarcinile întârziate și pașii următori să fie mereu vizibili.

• Crearea de sisteme și procese: Elaborează procedurile standard de operare (SOP), listele de verificare, fluxurile de lucru și ritmurile operaționale necesare pentru a transforma haosul recurent într-o rutină de încredere. Succesul tău se va măsura în funcție de cât de mult din activitate devine previzibilă, documentată și scalabilă.

• Preluarea responsabilității operaționale: Inițial, vei aloca aproximativ 5 – 10 ore pe săptămână pentru escaladările din asistența pentru clienți, comunicarea cu furnizorii, monitorizarea comenzilor, supravegherea procesării comenzilor și sarcinile administrative de natură operațională. Pe măsură ce volumul crește, vei recruta, instrui și coordona un asistent operațional junior care va prelua cea mai mare parte a execuției zilnice.

• Logistică și lanț de aprovizionare: Supraveghează procedurile de vamă, ridicările de colete, excepțiile de livrare, retururile și performanța furnizorilor, asigurându-te că problemele sunt rezolvate rapid și consecvent.

• Organizarea biroului și a stocului: Îmbunătățește gestionarea stocurilor și organizarea fizică, astfel încât materialele de ambalare, articolele esențiale pentru operațiuni și stocul de produse să fie ușor de găsit, monitorizat și gestionat.

În timp, acest rol ar trebui să evolueze, trecând de la sarcinile operaționale de rutină la dezvoltarea sistemelor, eficientizarea execuției, coordonarea echipei și susținerea conducerii în menținerea eficienței operaționale pe măsură ce afacerea se extinde.

Cum arată succesul în 90 de zile

Dacă ești persoana potrivită, problemele vor fi rezolvate înainte să degenereze. În primele două sau trei luni, vei fi realizat următoarele:

• Eliberarea completă a fondatorului de sarcinile operaționale de rutină.
• Crearea unui sistem clar pentru sarcinile active, erori, proiecte și urmărirea operațională, cu responsabili, termene-limită și pași următori bine definiți.
• Stabilirea unui ritm săptămânal fiabil de planificare și raportare, astfel încât să fie evident ce este blocat, întârziat, în pericol sau urmează să fie realizat.
• Documentarea fluxurilor principale de lucru de care afacerea are nevoie pentru a funcționa fără probleme și îmbunătățirea semnificativă a organizării și funcționalității biroului și a sistemului de gestionare a stocurilor.

Ce aduci în echipă

• Experiența: De la 3 la 6 ani de experiență practică în operațiuni de e-commerce, logistică DTC, operațiuni pentru clienți sau într-un mediu similar de startup cu ritm dinamic, plus experiență reală în crearea, gestionarea sau îmbunătățirea semnificativă a unui sistem de sarcini, proiecte sau execuție în cadrul unei echipe mici.
• Limbile străine: Cunoașterea fluentă a limbilor engleză și spaniolă.
• Competențele tehnice: Te simți complet în largul tău utilizând sisteme CRM, software de asistență, platforme de management al sarcinilor, foi de calcul, concepte de automatizare și API-uri.
• Mentalitatea: Ai un simț puternic al responsabilității, atenție de perfecționist la detalii și standarde ridicate pentru lucrurile bine făcute. Nu aștepți să ți se spună ce să repari și nu eziți să coordonezi și să impulsionezi sarcinile în colaborare cu ceilalți atunci când este necesar.
• Constituie un avantaj:
  • Experiență în management (de proiect)
  • Experiență anterioară în domeniul bijuteriilor sau al altor bunuri de lux
  • Experiență în coordonarea furnizorilor
  • Experiență de lucru direct cu directori generali (CEO), fondatori sau dezvoltatori
  • Un simț dezvoltat pentru proiectarea proceselor
  • Faptul că ai locuit și ai lucrat în Madrid în cea mai mare parte a carierei

Cine va avea succes (și cine nu)

Îți va plăcea mult aici dacă ești o persoană proactivă, ușor obsesivă și pasionată cu adevărat de transformarea operațiunilor dezorganizate în sisteme impecabile, menținând în același timp echipa aliniată și activitățile în mișcare. Te simți în largul tău să gestionezi relația cu conducerea, să te asiguri că echipa își asumă responsabilitatea pentru rezultate și să găsești soluții din mers.

Ca oameni, suntem relaxați, dar privim standardele cu maximă seriozitate. Prețuim rapiditatea, ideile inteligente, comunicarea directă, o notă de umor și determinarea de a face tot ce este necesar pentru a reuși.

Probabil că vei detesta acest loc de muncă dacă: ai nevoie de un mediu corporativ strict structurat, dacă îți dorești un rol restrâns de asistență pentru clienți sau administrativ, dacă aștepți o listă de sarcini gata făcută, dacă eviți asumarea responsabilității sau dacă schimbările de priorități te copleșesc ușor.

Oferta

• Salariu: De la 38.000,00 € la 48.000,00 € brut pe an, în funcție de potrivire și experiență.
• Timp liber: 25 de zile de concediu plătit, plus sărbătorile legale din Spania.
• Flexibilitate: Program de lucru flexibil, orientat pe rezultate, precum și flexibilitate în regim hibrid după stabilizarea operațiunilor.
• Impact și dezvoltare: Colaborare directă cu fondatorul, un ritm intens de învățare într-o companie care pune inteligența artificială pe primul loc și o perspectivă reală de avansare într-un rol operațional superior.

Procesul de recrutare

Ne place să păstrăm ritmul alert. Procesul este simplu și clar:

1. Candidatura
2. Discuție introductivă structurată
3. Interviul 1 + probă practică de lucru
4. Interviul 2 + test de personalitate
5. Referințe
6. Ofertă

Ești gata să transformi haosul în sisteme impecabile și să ne ajuți să creștem? Trimite candidatura acum folosind formularul de mai jos.